Девід Аллен: «Натхнення – для аматорів»

13.05.2020
Дмитро Чепур
Девід Аллен: «Натхнення – для аматорів»

Девід Аллен відомий завдяки створеній ним системі підвищення особистої ефективності Getting Things Done. Він написав багато книжок про цю систему, які перекладено майже всіма мовами світу, також він консультує з питань підвищення продуктивності та є провідним теоретиком з цього питання. Ми у HUB 4.0 стежимо за такими непересічними особистостями, та постійно цікавимось максимальною продуктивністю. Звичайно, ми не могли обійти увагою онлайн-інтерв’ю містера Аллена, яке влаштувала Європейська Бізнес Асоціація – наші давні друзі та партнери. Пропонуємо головні думки, які пролунали під час цієї зустрічі.

– Почнемо із того, з чого зараз починають усі. Як карантин та самоізоляція вплинули на бізнес?

– Більша частина нашого бізнесу – підтримка наших партнерів та ліцензованих тренерів по всьому світу. Їхня робота – навчання GTD – вимагає особистої роботи, яка зараз неможлива. Також я не можу поїхати на жоден захід, хоча раніше намагався раз на два місяці десь виступити.

З іншого боку, ми змогли підсилити напрямок онлайн-консультування. Протягом кулькох років ми його потроху розвивали, а тепер він «на стероїдах». Також в онлайн перейшли всі мої інтерв’ю, подкасти та інші матеріали. Світ змінюється і моя думка виявилась цікавою для декого.

Нещодавно мені розповіли про керівника, який в першій декаді березня однобічно переконував своїх підлеглих, що вони не можуть, не здатні і ніколи не будуть працювати з дому. Однак за два дні всі почали працювати саме з дому.

Я знаю багато таких історій, однак сам я полишив офіс у 1981 році – і більше туди не повертався. Для мене віртуальних офіс та віртуальна професія – багаторічна реальність.

Тим не менш, зміни відчуваються. Я живу в Амстердамі: це дуже відкрите місто, із невеличкими магазинами та квітковими ларьками, які продовжують роботу. Однак не полишає відчуття, що постійно ранок неділі. Дуже тихо та мало людей. Немає туристів – це дуже помітно і здорово, хоча й негативно впливає на економіку.

Єдиний безумовний негатив – неможливо постригтися, і ця заборона триватиме ще місяць. Боюся, що до кінця карантину я можу виглядати як у студентські роки.

– У період карантину та самоізоляції багато хто жаліється на велику кількість факторів, що відволікають та ведуть до зниження рівня продуктивності. Це, у свою чергу, призводить до прокрастинації. Що ви можете порадити цим людям?

По-перше, треба налагодити чітку та відкриту комунікацію із родиною. Промовляйте, що вам потрібно, що заважає, активно слухайте бажання партнера – та всіляко намагайтесь вирішити, як всім отримати бажане. Без такої комунікації нічого не вийде.

По-друге, – особливо, якщо ви вперше працюєте з дому – пересвідчитесь, що в вас є правильне робоче місце. Воно не обов’язково має бути великим та просторим, однак воно обов’язково має бути вашім. Ні з ким його не діліть. Вам потрібен такий «кокпіт», у якому все налаштовано під вас. І це місце має вас автоматично переводити у «робочій режим». Ваші рідні, близькі та сусіди мають недвозначно розуміти, що ваше перебування у цьому місці означає, що ви працюєте. Відволікати вас можна лише у випадку надзвичайної ситуації. У будь-якому іншому випадку – через пошту або через чат.

Особисто знаю людей, які натягнули навколо свого робочого місця сигнальну плівку «Вхід заборонено». Досить радикально, але ідею передає чудово: на ваше робоче місце ніхто не ходить, там працюєте лише ви. Тільки-но ви вийшли – все, ви доступні для родини та дітей, можете прибирати та готувати, гратись чи читати.

По-третє, важливо наперед пересвідчитись, що ви маєте під руками все необхідне: від комп’ютера та зарядних пристроїв до степлера та олівців.

Взагалі, вважаю створення домашнього офісу найважливішим завданням для сучасної людини. Домашній офіс – це не місце, про яке ви думаєте, це місце, яким ви вже користуєтесь, а для цього  вам треба максимально знизити поріг входу в робочий режим.

Домашні офіси – це напрямок, я якому рухається світ: самозанятість, створення, розвиток та управління власним бізнесом, віддалена робота. Однак, це ще й навичка – бути продуктивним та ефективним, незалежно від місця перебування: вдома, в офісі, у подорожі.

– Як примушувати себе працювати, якщо завдання не подобається? Це питання дисципліни чи мотивації?

– Мені не подобається слово «дисципліна». Для мене воно лунає як щось важливе та занадто серйозне. Я б замінив його на слово «напрямок»: я із великим задоволенням спрямовую себе, вказую на цікавий новий напрямок.

Однак спочатку – фундаментальне: робота має бути зробленою. Доведеться мити посуд, прибиратись вдома, заповнювати документи та сплачувати податки. Далеко не завжди це можна перекласти на когось іншого.

Гарною порадою буде дослухатись до себе та відшукати роботу, на якій немає (чи мінімум) неприємних особисто для вас речей. Знаєте, якщо ви працюєте на пожежній станції, але ненавидите звук сирени – ви у житті не тією справою зайняті. Ще одна порада: запитати себе, навіщо ви це робите. Практично неможливо примусити себе робити щось, цілі чого ви не розумієте.

Хтось починає роботу із найнеприємнішої справи – «їсть жабу», як це називається у тайм-менеджменті. Після цього можна себе нагороджувати, відпочивати та займатись приємними справами. Інші – я знаю одного неймовірно успішного голлівудського продюсера – розставляє пріоритети завданням і починає з найцікавіших та найвеселіших. Це теж класно спрацьовує!

Особисто я ці технології використовую по черзі, залежно від рівня своєї енергії. Коли її багато та маю повний запас сили волі – можна братися за важке, неприємне та мало зрозуміле. Коли енергії мало та потрібна зарядка на допомогу приходять приємні, легкі та цікаві завдання. В цілому ж, я намагаюсь жорстко не планувати день, щоб у вільному режимі займатись своїми справами.

Все, про що я розповів вище, спрацює лише у тому випадку, якщо ви знаєте всі свої завдання. Ви провели попередню інвентаризацію та склали перелік того, що ви маєте, хочете, бажаєте, плануєте та сподіваєтесь зробити. У цьому випадку ви вже можете сказати, що б вам хотілось зробити, або що, навіть і неприємне, максимально вплине на стан справ.

Просто повірте: коли ви матимете такий перелік, вам треба буде просто дослухатись до інтуїції, того тихого голосу у вашій голові, який порадить найкраще.

– Які інструменти для підвищення креативності ви могли б порадити?

– Власне, методологія GTD побудована на засадах креативності. Є завдання, які обов’язково виконувати – наприклад, заплановане інтерв’ю. Це – база. А весь інший час я приділяю творчому вирішенню інших завдань зі свого переліку. Ніхто не відміняє дедлайни, однак всі інші періоди мають бути приділені тому, до чого лежить серце.

Важливо зрозуміти, що будь-яка робота – творча. Написання гарного листа, створення гарного бізнес-плану – це також про творчість та креативність, а не лише написання віршів чи створення ландшафтного дизайну.

Важливою складовою креативного вирішення робочих завдань, для мене, є наявність спеціального місця. Наприклад, я ніколи за робочим столом не займаюсь креативним письмом (creative writing – HUB 4.0). Для цього в мене є диван в іншій кімнаті – саме тут я перелаштовуюсь на «творчий режим».

Стосовно алгоритму підвищення креативності, який всі шукають: визначте час, опишіть завдання та зосередьтесь на ньому. Проведіть власний брейншторм, оберіть рішення та вирішіть своє завдання. Натхнення – для аматорів. Якщо на нього чекати, діла не буде.

Бажаєте бути креативними? Сідайте та починайте робити щось креативне! Знов і знов, згодом все в вас вийде. Як у всіх видатних письменників, перші нотатки будуть жахливими, однак потрібно продовжувати роботу – переписувати та редагувати, скорочувати та дописувати. У результаті може народитись шедевр. Або просто гарно зроблена робота.

Так само і з продуктивністю. Не існує секрету: ви продуктивні саме на стільки, наскільки ви зайняті; що ви робите – те й отримуєте. Ті, хто бажає «підвищити продуктивність» насправді бажають «робити те ж саме, лише із меншими витратами енергії».

– Основою GTD є створення переліку справ. Однак ви завжди виступаєте проти щоденних переліків. Чому саме так, та яким має бути вірний список за методологією GTD?

– Вся проблема, яку я вирішую своїм підходом, полягає у тому, що ми створюємо список завдань на понеділок, але із завдань, які ми не виконали протягом усього попереднього тижня. Ми чомусь вважаємо, що створивши цей перелік ми все виконаємо. Але це не так.

Близько 35 років тому, коли я лише розпочинав свій шлях у галузі особистої продуктивності, дослідники казали, що близько 40% нашого робочого часу – неконтрольовані та заповнені неочікуваними завданнями. Гадаю, зараз мова може йти про 80%. В таких умовах немає логіки у створенні щоденного списку задач, хіба що ви хочете його не виконати та відчувати провину.

Я знаю людей, висока ефективність яких полягає у тому, що вони виписують по три завдання, яким би вони хотіли приділити час протягом дня чи, навіть, тижня. Три – і не більше. І в них все виходить, вони справді високоефективні.

– Згідно із вашою методологією, у переліку справ не мають бути представлені завдання, які на своє виконання потребують менш ніж 2 хвилини – їх треба вирішувати одразу, не відкладаючи. Як їх визначити?

– Виключно практичним шляхом. Коли я лише створював GTD та усвідомив для себе це правило, в мене був лише звичайний пісочний годинник на дві хвилини, і я досліджував свої завдання. Визначення цих завдань зайняло в мене кілька місяців.

Однак я не раджу занадто орієнтуватись на двохвилинний інтервал. Розмова не про хвилини, а про те, що невеликі завдання варто робити одразу, не відкладаючи – ці справді підвищує ефективність. Важливо ніколи не включати ці завдання у свої переліки – їх треба вирішувати та забувати. Якщо не плануєте одразу займатись цими справами – не згадуйте про них.

Ці завдання потребують багато часу на налаштування, потім дві хвилини на виконання, і ще багато часу на переналаштування на наступне за переліком. Якщо із розумом використаєте це правило, то здивуєтесь, яка кількість стратегічних завдань складається з двохвилинних справ.